Primero que nada: RESPIRÁ. Es una situación que nadie puede manejar y estamos para ayudarte.
El COVID-19 trastornó los planes de boda de cientos de miles de personas en todo el mundo, pero aunque hablemos de cientos de miles, a vengo a hablarte a vos, que estas del otro lado leyéndome. Este posteo, lo escribo entendiendo que tuviste que cambiar los planes de TU casamiento, y sabiendo lo que eso significa. Por eso, no te voy a pedir que seas considerada ni paciente, porque entiendo tu angustia y quiero contarte cómo hacer para reprogramar tu casamiento como un profesional, para ser aunque sea un poquito de ayuda.
Antes que nada, es importante que sepan que todos estamos recorriendo un panorama difícil y desconocido, por lo que lo que les contamos, surge 100% de nuestra experiencia profesional y porque creemos que te puede servir.
En lineas generales, se que reprogramar un casamiento esta empapado por un montón de aspectos personales y circunstancias particulares de cada novio, cómo las fechas que les interesen, sus invitados, la calidad y predisposición de proveedores involucrados, pero estoy segura que alguno de estos tips te van a servir.
Para empezar y ante todo, intenten no perder de vista el objetivo final, que es casarse y festejar, pero no dejarse comer por la angustia y la incertidumbre.
Mantenganse informados, pero no por demás.
Desde que el 11 de marzo la OMS declaró pandemia a covid19, esperábamos que algo así podía pasar. Nuestro primer casamiento lo reprogramamos este día, porque sabíamos lo que podía venir, pero si teníamos fé para los casamientos de abril, en este momento, no había mucha información y solo dos días después, nos encontramos tremenda avalancha de información, que nos llegaba por mail, por Whats App, redes sociales… Ese día, fue cuándo tomé la determinación de solo guiarme por fuentes oficiales y tratar de consumir lo justo y necesario de noticias.
Por esto, les recomiendo que si no tienen wedding planner, se pongan en contacto con alguna, para pedirles por favor que les dé una opinión de su caso particular (casi todas lo estamos haciendo gratis y con mucho amor, para poder ayudarlo, más abajo encuentran mi contacto) y solo miren y consuman noticias oficiales. Si tenemos que mirar qué se dice hoy en el mundo de los eventos, hay tres campanas, una que dice que no va a haber eventos hasta 2021, otra que dice que solo el último trimestre del año y otra a partir de agosto ¿Cuál tiene razón? Ninguna. Porque esto se basa en supuestos sin fundamento y no tienen ningún criterio, porque como todos sabemos, la información cambia minuto a minuto.
Mi consejo es que se guíen solo de información oficial y le pidan por favor a su familia y amigos que hagan lo mismo y nos les reenvíen nada que no tenga sustento.
Entiendan la parte financiera
Vivimos en Argentina, por lo que lamentablemente con la inestabilidad de la moneda, es imposible pensar en un cambio de fecha a futuro, sin que esto nos traiga algún cambio de planes o pérdidas económicas. Todo va a depender de sus contratos con proveedores y la situación de cada uno.
La realidad y en la practica, lo que nosotras acordamos con la gran parte de empresas de tecnica y DJ, salones, fotografos, videografos, e incluso nostras mismas es que si el compromiso del saldo pendiente se cancela en la fecha prevista de boda (la que tuvimos que posponer) y la boda se hace en 2020, se mantienen los precios. Otros proveedores, como catering, barra, flores, mobiliario, tienen costos en la semana de la boda, que sabemos que van a sufrir un ajuste grande, por lo que es lógico que con ellos tengan que coordinar el ajuste que más les sirva a ambas partes. Acá la clave está en conversar con tranquilidad.
También en este ítem, es importante que le den a todos los proveedores la misma prioridad al momento de elegir una fecha, no es difícil lograr encontrar una fecha que haga “match” para todos, se los digo yo que la encontré para 12 bodas… Porque lo más probable es que los proveedores hagan todo para poder ser parte, pero si ustedes quieren sí o sí una que el proveedor no tiene disponibilidad de ninguna manera, probablemente por contrato, este no deba devolverles la seña. Y además, queremos que tengan la misma boda que no pudieron hacer, no una emparchada con proveedores plan B jajaja.
Avisar a los invitados
Avisen con tiempo. No dejen la decisión para último momento. Si me preguntan a mí, hoy todo evento hasta junio inclusive debería estar reprogramandose. Principalmente porque no van a llegar bien y cómodos con la logística previa. Sus invitados van a entender e incluso se van a sentir cuidados y agradecidos por la determinación que están tomando. Busquen también algo divertido una vez que tengan la nueva fecha, con algunos clientes estamos poniendo carteles tipo “reloaded” en la página web, o armando videos divertidos. Un poco de humor en estos días no viene nada mal. Una vez tomada la decisión avisen a sus invitados la suspensión y que pronto comunicarán la nueva fecha.
¿Y cómo hacemos?
Ahora que ya tomaron todas estas determinaciones, es el momento de empezar a reprogramar. Primer paso: hablar con el salón y pedirle por lo menos, 2 o 3 fechas posibles. Acá, asi como les vamos a pedir a ellos que sean lo más considerados posibles, les pido a ustedes también, que tengan la mente abierta. Por ejemplo, charlando con la novia del jueves santo (que me dejó compartir su experiencia! Gracias Den!) pudo entender que ella tenía una fecha de precio medio-bajo y que pedirle al salón al mismo costo un sábado de diciembre iba a tener una diferencia económica importante y que además es altamante probable que no haya sabados disponibles, pero en cambio, hacerlo un sabado del mismo mes, tenía costo cero, y que también teníamos opciones copadas en septiembre y un preferiado de octubre. Estaría buenisiiiimo que puedan conseguir esa fecha que quieren, pero también tengan en mente que puede no pasar y que no hay nada de malo en festejar un viernes o un domingo y sus casamientos igual van a ser lo más.
Una vez que tenemos 3 opciones de fechas (recomiendo que no sean menos), mi consejo es que armen una hoja de calculo compartida (un excel en Google Drive) y pongan al tanto a todos los proveedores para que completen con una X en base a su disponibilidad. Es un modelo mega simple y nos funcionó. Les dejo la imagen de una que fué solo con dos fechas:
Con esto, les garantizo que el mismo día del envío del mail, tienen la fecha reprogramada. Es importante que si no tienen wedding planner, tomen el control ustedes y le hagan un seguimiento fuerte. Los proveedores están explotados estos días y tenemos que estarles atrás. Esto, mientras antes lo encaremos, mejor.
Una vez que tengan nueva fecha, es el momento de enviarle un mail a cada proveedor y dejar por escrito la suspensión y pedir el armado de un nuevo contrato. Por más confianza que tengamos esta bueno que quede todo por escrito. Y además este es el momento de empezar a conversar el tema económico. No tiene mucho sentido si la propuesta del proveedor es lógica y tiene un porqué ponerse a discutir precios, doy fé que la gran mayoría de los proveedores puso lo mejor de sí para llegar a un punto lógico para todos, prácticamente nadie va a querer “ganar plata” de esto que les está pasando. No deberían cobrarles una penalidad superior a inflación, si su plan es festejar en 2020.
¿Tenemos fecha nueva, y ahora?
Dependiendo de la fecha nueva, quizás cambien algunas características de su casamiento. Por ejemplo, si pasan a viernes o domingo probablemente tengan que cambiar el horario de inicio. O les cambie el horario de la puesta de sol y haya que volver a pensar algunas cosas.
Además, es el momento de tranquilizarse y volver a enamorarse de su casamiento. Mirar detalles, revisar si quedaba algo pendiente, mandar el nuevo Save the Date y aprovechar a full para contactarse con lo que va a venir. Cada día que pasa es un día más cerca. Aparte, es EL momento para ver si hay algo que les quedó afuera por presupuesto, según cómo queden parados con al reprogramación, por ahí llegan a darse el gusto (una banda, un PhotoBooth, el auto para la entrada). Como consejo, procuren no distanciarse tanto del casamiento, para que no pierda la magia.
Si necesitan conversar conmigo, pueden agendar una reunión sin costo en este link
