¡Hola! ¿Cómo va? Hoy quiero que hagamos doble click en una de las dudas que más nos plantean y que, seamos sinceras, es el gran elefante en la habitación cuando arrancan con todo este proceso: organizar el casamiento solos vs. contratar a una wedding planner. Y más específicamente, quiero que charlemos a fondo sobre qué significa apoyarse en una empresa de calidad, con trayectoria y, sobre todo, con calle.
Llega la propuesta, hay emoción, se abre un vinito, el algoritmo no te habla de otra cosa, explota Pinterest con tableros de flores… y a las dos semanas llega el golpe de realidad. Empiezan a caer los primeros presupuestos, no entienden qué incluye cada cosa, todo suena un montón y aparece el famoso primer mito: no contrato wedding planner así ahorro.
Si pudiera contarles la cantidad de veces que han venido parejas con un salón contratado sin tener ni siquiera noción del presupuesto real que necesitaban para armar un evento ahí adentro y tengo que transformarme en “la mala” (o en la buena según cómo lo miren) de la película que los baja a realidad. Es muy habitual que algunas parejas hagan un esfuerzo enorme, casi titánico, para pagar un espacio vacío que les enamoró, pero no conciban que ambientarlo y vestirlo, a veces, sale el doble que alquilarlo, o qué un catering promedio ahi, sale un 25% más que en el salón que está a dos cuadras (pero que no tiene tan lindo jardín, estamos de acuerdo).
O el clásico que escucho siempre: «Festejamos en mi casa o en el terreno familiar del campo y nos sale muchísimo más barato». Se los digo por experiencia: es el peor error. Termina siendo infinitamente más costoso porque hay que montar una infraestructura de cero. Carpas, baños, cocinas, generadores de energía extra por si todo salta por los aires, técnica especial. O el otro gran hit de los casamientos: «Tengo esta amiga que arranca con su catering y me hace un precio súper especial para ayudarnos». Y de repente, a un mes del casamiento, nos encontramos alquilando la vajilla, contratando camareros aparte porque sabemos que no van a dar abasto y resolviendo un caos operativo que termina saliendo el triple de lo que hubiese cobrado un servicio tradicional. Cuando no está el profesionalismo y el proveedor no está pensado ni dimensionado para lo que ese evento puntual necesita, sale más caro. Eso es una regla de oro.
Los números, la letra chica y nuestro método
Las planners no solo diseñamos experiencias lindas; somos estrategas del presupuesto. Nosotras ayudamos a optimizar el presupuesto real porque los proveedores ya conocen nuestro estándar de calidad. Por ejemplo, los catering saben perfectamente que en Events Boutique no negociamos menos de un camarero cada 8 o 10 personas y ya nos lo incluyen en el presupuesto sin costo extra, así con mil detalles.
También adelantamos gastos invisibles que ustedes capaz ni se imaginan en su Excel. Si armamos un casamiento para 100 invitados, a veces tenemos a 60 o 70 personas de staff trabajando detrás de escena. ¡Y ese personal come y necesita su espacio! Las viandas son un costo enorme que hay que prever desde el día uno. Conocemos de memoria la letra chica de los contratos, anticipamos requerimientos técnicos (porque podemos enamorarnos de esas lámparas divinas en tendencia que no son caras de alquilar, pero si armar las estructuras para colgarlas en nuestro salón salen $3.000 usd, esta bueno que lo sepamos desde el principio) y, sobre todo, entendemos los «cuandos» del negocio. Jamás cerramos un catering a más de 10 o 12 meses de la fecha porque sabemos que a los novios les van a meter markups por IPC altísimos y totalmente irreales, así como conocemos los tiempos en los que determinados proveedores van a necesitar mayor liquidez y por ende, nosotros vamos a poder negociar algún beneficio.
Acá quiero detenerme en algo clave: nosotras sabemos el cómo. Tenemos un método recontra estandarizado y probado hace más de 13 años. A ver, organizar un casamiento no es física nuclear, no estamos mandando un cohete a la luna, pero saber exactamente cómo se hace, en qué orden, cuándo y con quién, ahorra muchísimo tiempo, plata y dolores de cabeza. Nuestro mayor desafío en el día a día es automatizar esos procesos logísticos pesados para poder dedicarnos a lo que de verdad importa: personalizar. Nuestro objetivo es acompañarlos a que el casamiento sea 100% de ustedes, que cuente su historia y que hable de ustedes en cada detalle, pero siguiendo un proceso riguroso. A veces, los novios se sorprenden de estar conversando de determinados temas con mucha anticipación, pero ¿saben qué? Venimos del futuro y sabemos qué este es el momento exacto para hacerlo.
El detrás de escena: Los incendios invisibles
Si los novios supieran todo lo que atajamos en el aire el Día D… Hemos resuelto literalmente de todo. En la Patagonia, 15 minutos antes de que arranque una ceremonia divina, el arco de ceremonia salió volando por una ráfaga de viento patagónico cuando la ambientadora ya se había ido; fuimos nosotras mismas quienes corrimos a levantarlos de nuevo, literalmente atándolo con alambre pero haciendo que quede divino. Hemos ido a comprar 20 kilos de carne en el medio de una recepción porque alguien de mi equipo calculó a ojo clínico que la comanda de catering estaba mal y que con esa cantidad de carne no iba a alcanzar el asado para el plato principal.
Hemos cruzado pueblos en plena pandemia para buscar servilletas de tela que el catering se había olvidado (y que sean de algodón por favor). Nos hemos puesto el delantal para ser bartenders porque una persona del equipo de barra se descompuso. ¡Hasta llegamos a conseguir un salón nuevo en el mismo día porque se nos cayó una locación por fuerza mayor!
¿Y saben qué estaban haciendo los novios mientras nosotras corríamos, transpirábamos y resolvíamos todo esto? Estaban en la pileta. Tomando algo. Disfrutando. De eso se trata.
El mate en el río vs. la novia orquesta
Organizar una boda de cero lleva unas 500 horas reales. Son horas de mandar mails, comparar presupuestos que parecen escritos en distintos idiomas, perseguir proveedores que te ghostean y leer contratos larguísimos. Horas que ustedes necesitan para sus carreras profesionales, para sus familias, para sus hijos o, simplemente, para verse con amigos. Cuando nos contratan, están comprando su propio tiempo y su tranquilidad mental.
Tengo una anécdota hermosa que lo resume todo. Unos novios me hicieron una videollamada un día antes de su casamiento para preguntarme un detallito de una canción. Yo estaba en mi casa, tapada de cosas hasta el cuello, sacando bolsas de cotillón, revisando la valija y armando la logística. ¿Ellos? Estaban sentados al lado del río, en ojotas, tomando mate y comiendo un pancho.
Ahí está la diferencia abismal entre la novia orquesta que está estresada mirando el reloj y rezando para que llegue el DJ, y la novia Events Boutique. Yo sé que nuestro servicio es una inversión importante, para algunos cara, pero sé que vale cada centavo cuando veo esa templanza con la que llegan a su casamiento. Siempre, pero siempre, hay un punto en el medio del proceso donde la ficha cae, hacen el «click» y nos dicen: «Chicas, no sé cómo estaríamos haciendo esto sin ustedes». Y ni hablar cuando nos ven en acción transpirando la camiseta en medio de la fiesta.
Nuestro objetivo final es que organizar el casamiento sea un problema lindo. Que seamos su mejor plan de viernes a la noche, abriendo un vinito en modo «hay mails de las chicas», sabiendo que tienen un equipo en el que confían ciegamente. Tanto es así, que a veces a las novias les da más miedo que faltemos nosotras en el altar a que falte el novio. Y les aseguro que llegar a tu fiesta, soltar el control y tener ese nivel de relajo absoluto, viviendo tu casamiento como un invitado más… no tiene precio.
